設計師離職，客戶資料怎麼交接？工作室別只收檔案，還要接住承諾

員工提離職，負責人第一件事要做什麼？

先指定接手人，建立一份案件總表，再依離職前剩餘的工作時間排交接。正在施工、有付款期限，或近期需要客戶確認圖面的案件，應該優先處理，不必照客戶姓名慢慢整理。

說真的，交接最容易漏掉的，不是雲端裡的平面圖，而是「屋主昨天說鞋櫃要再加深，師傅還沒收到通知」。所以案件總表不能只有客戶姓名與電話，還要看得出事情停在哪裡。

• 每個案件都填上案件代號、客戶主要聯絡人、服務地址與目前進度，並限制只有需要處理的人能查看。
• 把下一步寫成可以執行的句子，例如「由接手設計師在週五前確認鞋櫃深度」，不要只寫「鞋櫃待處理」。
• 標出最近的開工、圖面確認、付款及驗收日期；驗收就是確認完成的工作是否符合雙方約定。
• 指定一位主要接手人與一位支援窗口，避免大家都以為別人會回覆客戶。

客戶資料到底要交哪些？一張清單先抓住重點

室內設計案件至少要交接聯絡資料、合約與款項、圖面與選材、溝通承諾，以及工地與售後紀錄。每一類都要標明最新狀態和檔案位置，不能只把資料夾丟給下一個人。

圖面不要只寫「最終版」，還要看得出確認狀態

建議用「案件代號＿空間或圖別＿日期＿狀態」命名，例如「A023＿客廳插座圖＿20261101＿待客戶確認」。另外指定正式施工圖的存放位置，把舊版另行保存並清楚標示，避免師傅拿錯圖。

檔案日期最新，不代表客戶已經同意。像客廳插座移位這種會影響施工的變更，還要附上確認紀錄；沒有確認，就明寫「尚未確認」，不要讓接手人猜。

承諾都在 LINE 裡，可以直接把聊天紀錄搬走嗎？

不要直接整包搬走員工私人帳號的聊天紀錄。應先確認哪些內容與公司承接的案件有關，再整理必要的工作紀錄，移到公司可管理、存取範圍受控的位置。

客戶電話、住家地址、現場照片和聊天內容，都可能涉及個人資料，也就是能直接或間接辨識某個人的資訊。資料交接不代表每位同事都能看，更不代表可以拿去做其他行銷用途。

• 先整理會影響履約的訊息，例如客戶同意的尺寸、追加項目與交期，並保留日期、參與者及必要上下文。
• 私人對話、無關案件的聯絡人及不必要的家庭資訊，不要一起複製進公司資料夾。
• 如果需要截圖，應保留足以理解原意的內容，不要只截一句「好」，卻看不出客戶同意了什麼。
• 遇到私人接案與公司案件混用同一帳號，先核對契約與實際合作關係；有爭議時，請法律專業協助，不要自行登入翻查。

怎麼通知客戶換窗口，才不會讓人覺得被丟包？

在接手人已掌握基本案況後，由公司正式通知窗口異動，說清楚生效日期、新窗口與下一個工作安排。正在施工或有爭議的案件，最好再安排一次共同通話或現場交接。

客戶最在意的通常不是公司內部怎麼分工，而是「我的客廳做到一半，誰會繼續管？」所以通知不必詳述離職原因，更不要把內部衝突帶給客戶。

如果客戶說前任設計師曾答應免費加做衣櫃，先記錄他的說法並查核，不要立刻否認，也不要為了安撫就直接承諾。你可以先回：「我先核對當時的討論與報價，明天下午前回覆您處理方式。」

雲端、信箱和工地鑰匙，什麼時候收回？

一般可先完成檔案與帳號管理權移轉，再依約定的離職時間關閉存取；若已有明確資安風險，則應立即限制必要權限，同時安排替代交接。不要只改一組密碼，就以為所有入口都關好了。

帳號權限，就是誰能看、修改或下載哪些資料。即使檔案放在公司雲端，如果擁有者還是員工的私人帳號，離職後仍可能發生連結失效或公司無法管理的問題。

1. 先盤點公司信箱、雲端、客戶管理工具、工作群組，以及廠商平台等使用入口。
2. 把公司應持有的檔案移到公司管理的位置，確認接手人可以開啟、編輯，也能管理分享設定。
3. 移轉帳號的管理者與復原方式；雙重驗證是登入時除了密碼，還需要另一道確認，不應只綁在離職員工的私人手機。
4. 依排定時間停用個人工作帳號、撤銷登入狀態，並更換曾共用的密碼及不再需要的分享連結。
5. 點收公司設備、工地鑰匙、門禁卡與紙本文件，記錄歸還日期及保管人。

怎麼驗收交接，才不是簽完名還是找不到資料？

讓接手人實際完成一輪查找與核對，才是有效驗收。至少要能找到正式圖面、說明下一步、核對款項，並指出尚未解決的問題；簽名只是留下紀錄，不能取代這些動作。

你可以拿一個正在施工的案子測試：「如果客戶現在問，廚房檯面到底訂了沒，你能從資料裡回答嗎？」答不出來，就要補訂貨紀錄或向廠商確認，而不是把責任推給新同事。

• 請接手人開啟關鍵圖面與合約，確認沒有缺檔、無法讀取或權限不足。
• 請接手人用自己的話說明案件進度、最近期限，以及目前對客戶有哪些承諾。
• 將缺漏寫成待補清單，每一項都記錄負責人、預計完成日與暫時處理方式。
• 由離職員工、接手人及負責人確認交接紀錄，清楚區分已完成與尚待補齊的部分。

離職前補不齊的資料，就由公司指定後續處理人，不要假設對方離職後仍能隨時免費支援。如果確實需要額外協助，應另行談妥範圍、時間、報酬與保密安排。

下次不要再翻聊天紀錄，平常怎麼存最省事？

不一定要先買昂貴系統，工作室可以從公司管理的雲端、一份案件總表，以及固定的更新習慣開始。重點是資料跟著案件走，而不是只留在某個人的手機裡。

每案固定設置「合約款項、圖面選材、客戶確認、工地紀錄、驗收保固」等資料夾，並在每次重要確認後更新待辦。打個比方，客戶今天確認鞋櫃顏色，就把確認紀錄放進案件資料夾，不要等三個月後交接時才往回找。

另外，把帳號使用、資料保存、離職交接與保密要求提前寫清楚。客戶照片若要用在作品集或社群，也要另外確認契約、授權與隱私處理，不能因為公司留有檔案，就認為什麼用途都可以。